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Os métodos e processos de uma empresa existem para sustentar sua produção e estabelecer um padrão a ser seguido, certo? Mas, e se esses processos não estão trazendo os resultados esperados, e só servem para evitar erros? Por esses motivos, hoje explico o que é o ciclo PDCA, como ele funciona e como pode ajudar sua empresa a prosperar!
Com o tempo, cada empresa encontra seus métodos ideais de processo, aqueles que demonstram obter os melhores resultados vão ficando. Porém, nem todo negócio tem o hábito de revisar e analisar esses processos, assim como os resultados.
Dessa forma, erros vão acontecendo sem que nada seja feito e, lentamente, o método já não traz mais os resultados esperados, e a gestão não consegue identificar qual o problema. Mas, e se existisse uma estratégia para que os processos fossem melhorados pelo caminho?
O PDCA é uma metodologia de gerenciamento focada nisso, na melhoria constante dos processos, para criar um padrão que sempre gera os melhores resultados. Ficou interessado e quer saber mais? Siga a leitura e aproveite!
O que é o ciclo PDCA?
Para explicar o que é o ciclo PDCA, vamos dar continuidade à explicação do começo do artigo. Com o objetivo de criar uma estratégia de gerenciamento que melhorasse os processos de forma contínua para obter melhores resultados, foi criado o ciclo PDCA.
Este método já é difundido no mundo todo e é utilizado tanto para produtos e serviços, quanto para processos internos. Um fato curioso é que, na verdade, este é um sistema de gestão antigo, datada do ano de 1920 e originária dos Estados Unidos.
Com o tempo foi modernizado, é claro, e vem sendo muito utilizado até hoje, além de ser visto como algo inovador, devido aos seus benefícios. Afinal, resolver problemas enquanto gera novas oportunidades e resultados não é algo fácil de ser feito. O ciclo PDCA consegue acelerar os processos, aumentar a qualidade e, ainda, diminuir os custos.
Entenda as 4 etapas do ciclo PDCA
Agora que você entendeu o que é o ciclo PDCA, vamos conhecer as 4 etapas existentes e o que deve acontecer em cada uma delas. Primeiro, veja a tradução do nome de cada uma das letras da sigla, elas já indicam um caminho para o que cada fase serve:
P = Plan (Planejar)
D = Do (fazer)
C = Check (monitorar)
A = Act (agir)
Agora vamos entender cada uma das etapas, para que você possa aprender e colocar em prática no próprio negócio. Confira:
1. Planejar
O primeiro passo para começar este ciclo é identificar o problema ou os problemas que estão dificultando processos e barrando resultados. Após isso, deve-se fazer uma pesquisa para levantar dados, analisá-los e então desenhar uma estrutura de projeto.
É importante reunir o maior número de informações relevantes que você encontrar, a fim de que o planejamento fique o mais completo possível. É preciso que este projeto seja capaz de identificar o problema, corrigi-lo, para então sugerir melhorias que irão, ao mesmo tempo, prevenir e evitar que aconteça novamente.
2. Executar (Do)
Com o projeto todo estabelecido e em mãos, chega o momento de começar a executar. Até aqui, as equipes precisam estar com os treinamentos em dia, para que não haja atraso ou erro na execução. Assim, podem já começar a colocar as ideias escritas em prática.
Durante esse processo, é fundamental ter supervisores para analisar as atividades, identificar e anotar problemas que surgirem. São nesses momentos que esses monitores irão garantir que o projeto seja seguido corretamente, sem sair do roteiro.
O que for identificado como problema de processo será analisado novamente para obter seu melhor desempenho. O objetivo é manter uma produção alinhada e padronizada, sempre de alta qualidade, para então gerar os melhores resultados.
Para que isso ocorra, é preciso repassar as atividades a serem feitas de forma clara, para que não haja ruídos na comunicação que irão gerar consequências negativas ao processo. Também lembre-se de que é muito importante ter monitores registrando os resultados positivos e negativos. Escutá-los sobre esse feedback é igualmente essencial.
3. Avaliar (Check)
Uma das etapas mais importantes de todo projeto, e também uma das mais esquecidas pelas empresas, é o monitoramento dos resultados.
Geralmente, as equipes costumam dar mais importância e energia aos processos de planejamento, criação e publicação. Contudo, é fundamental avaliar a eficácia do projeto, pois só assim é possível saber se suas ações estão gerando efeito.
Por exemplo, checando os resultados, será possível entender quais ações deram certo e quais não saíram como planejado. Assim, sua equipe poderá tentar outras estratégias nos pontos que não foram satisfatórios, e salvar ações que deram certo para utilizá-las novamente.
Mas lembre-se: uma revisão correta depende de um formato de avaliação. Checar resultados não é simplesmente verificar a eficácia do projeto, é necessário ter indicadores e KPIs para poder se basear em uma referência. Com isso, o processo fica mais prático e correto.
4. Agir (Act)
O próximo passo depois da avaliação é a ação. Ou seja: chega o momento de pegar as considerações validadas na etapa anterior para corrigir os erros encontrados no processo e marcar aquilo que gerou bons resultados.
Dessa forma, podemos dizer que o objetivo dessa etapa é a padronização dos ganhos. Isso porque o agir gira em torno de aplicar as correções nos pontos que não deram certo e continuar fazendo aquilo que foi eficaz de acordo com as metas do seu negócio.
Portanto, com essas atitudes, você estará aperfeiçoando os processos em um ciclo que funciona, continuamente. Contudo, se os mesmos problemas continuam a dar as caras, mesmo que você os corrija, existem ferramentas que podem ajudar nisso, como: 5S, Poka-Yoke, CEP (Controle Estatístico de Processos), POP (Procedimento Operacional Padrão) e mais.
Pesquise qual as melhores ferramentas para o seu tipo de negócio e não deixe de contar com esse auxílio. É algo que poderá evitar dores de cabeça futuramente.
Quer acelerar seu negócio? Aplique o ciclo PDCA!
Agora que chegamos ao fim, você já sabe o que é o ciclo PDCA e quais são suas etapas, ou seja, já pode colocar em prática na sua empresa para acelerar resultados!
É importante lembrar que, não é só saber o que é o ciclo PDCA. Para obter sucesso e atingir seus objetivos com este método, os colaboradores do negócio precisam ser capacitados e/ou receber motivação para isso.
Com uma equipe profissional qualificada, processos organizados e monitorados, é certo que sua empresa vai decolar!
Mas se você ainda não se sente preparado para fazer isso tudo sozinho, conte com ajuda profissional, como a Mentoria do O Cara do Marketing. Se quiser conhecer meu trabalho e obter mais informações, entre em contato para batermos um papo e eu poder ajudá-lo!
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